Politique de confidentialité
Studio Traces de Lumière — septembre 2026
Cette politique explique comment vos données personnelles sont utilisées dans le cadre de mon activité photographique, depuis votre première demande jusqu'au suivi de votre commande et à la conservation de vos photographies. Elle concerne mon site internet, les formulaires, les questionnaires, les contrats, les galeries et nos échanges, quel que soit le moyen de communication utilisé.
Cécile Quenum, exerçant sous le nom Studio Traces de Lumière, est responsable du traitement de vos données personnelles.
Adresse : Avenue Van Overbeke 214, boîte 230, 1083 Ganshoren, Belgique.
Numéro d'entreprise et de TVA : BE 0518.938.914.
E-mail : cecile@tracesdelumiere.com.
Site internet : https://www.tracesdelumiere.com.
Selon votre demande et la prestation, je recueille vos nom et prénom, coordonnées, informations de facturation, ainsi que les renseignements utiles à l'organisation de votre séance ou de votre commande. Il peut s'agir notamment de la date et du lieu, des participants, de vos attentes photographiques, de vos choix d'images et des coordonnées nécessaires à une livraison.
Je traite également nos échanges, les réponses aux questionnaires, les devis et contrats, les signatures, les informations relatives aux commandes et règlements, ainsi que les photographies réalisées, leurs fichiers RAW et les informations associées aux fichiers.
Ces données proviennent principalement de vous. Si une séance est organisée pour vous par un proche, une entreprise ou un autre organisme, certaines informations peuvent m'être communiquées par cet organisateur. Cette politique s'applique également aux personnes photographiées qui ne passent pas elles-mêmes commande.
Des données techniques, notamment l'adresse IP et des informations de connexion, peuvent être traitées par les services utilisés pour le fonctionnement et la sécurité du site ou des espaces clients. Les cookies facultatifs sont abordés plus bas.
Vos données servent à répondre à vos demandes, établir un devis, organiser et réaliser la séance, préparer les photographies, vous les présenter, exécuter vos commandes et assurer leur suivi. Pour la personne qui réserve ou commande, ces traitements reposent sur les démarches précontractuelles demandées et sur l'exécution du contrat, conformément à l'article 6, paragraphe 1, b), du RGPD.
Les informations nécessaires à la facturation, à la comptabilité et aux obligations fiscales sont traitées pour respecter mes obligations légales, conformément à l'article 6, paragraphe 1, c).
La sécurité des outils, la gestion administrative, la défense de mes droits et l'archivage photographique décrit ci-dessous peuvent reposer sur mon intérêt légitime, conformément à l'article 6, paragraphe 1, f), dans la mesure où les traitements sont nécessaires et respectent les droits des personnes concernées. Les intérêts poursuivis sont la protection de mon activité, le suivi des prestations et la possibilité de répondre aux demandes ultérieures relatives aux photographies.
Lorsque les personnes photographiées ne sont pas parties au contrat, l'organisation de leur participation et le traitement nécessaire à la prestation reposent sur l'intérêt légitime à réaliser la séance convenue, sous réserve de leurs droits et des autorisations nécessaires. Pour les mineurs, les autorisations sont organisées avec les titulaires de l'autorité parentale en tenant compte des droits et du discernement de l'enfant.
Les newsletters et messages commerciaux sur inscription, ainsi que les utilisations promotionnelles de portraits autorisées séparément, reposent sur le consentement. L'acceptation des conditions générales ou la réservation d'une séance ne constitue pas un accord global à ces usages.
Les formulaires et questionnaires servent à préparer votre séance et à comprendre vos attentes. Les informations indispensables à une demande ou à une commande sont signalées lors de leur collecte. Sans elles, il peut être impossible de donner suite à votre demande. Les questions facultatives peuvent être laissées sans réponse.
Je ne vous demande pas de diagnostic médical ni de renseignements relatifs à votre vie intime. Merci de ne pas inclure de telles informations dans les formulaires. Si une donnée particulièrement sensible est nécessaire à une demande spécifique, ses conditions d'utilisation doivent être définies séparément. Une information sensible communiquée spontanément n'est pas conservée par simple commodité.
Les photographies sont utilisées pour réaliser la prestation convenue, vous permettre de choisir vos images et exécuter vos commandes. Les galeries sont privées et protégées par un mot de passe. Leur date de fermeture vous est communiquée séparément. Merci de ne transmettre leurs accès qu'aux personnes auxquelles vous souhaitez montrer vos photographies.
Je n'utilise pas de reconnaissance faciale pour identifier les personnes dans les galeries.
L'archivage de vos images ne m'autorise pas à les publier. Leur utilisation pour présenter ou promouvoir mon travail fait l'objet d'une autorisation distincte précisant les images et les usages concernés. Vous pouvez retirer votre consentement aux utilisations fondées sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité des utilisations antérieures.
Je ne vends ni ne loue vos données personnelles.
Certaines données peuvent être transmises aux prestataires intervenant dans la réalisation de votre commande ou le fonctionnement de mon activité, dans la mesure nécessaire à leur intervention :
Pour les albums, tirages et autres produits, les fichiers nécessaires sont transmis au fournisseur concerné. En cas de livraison directe, les coordonnées utiles à l'expédition peuvent également lui être communiquées.
Les prestataires qui agissent pour mon compte doivent respecter les engagements contractuels applicables en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données. D'autres destinataires peuvent agir comme responsables de leurs propres traitements, notamment pour leurs obligations financières, légales ou de sécurité.
Vous pouvez me demander des précisions sur les destinataires de vos données en écrivant à cecile@tracesdelumiere.com. Leur identité vous est communiquée dans les conditions prévues par votre droit d'accès.
Je n'utilise pas les fonctions de synchronisation en ligne de mes logiciels de retouche. Certaines fonctions de traitement peuvent toutefois nécessiter l'envoi d'images ou de versions réduites de celles-ci vers les serveurs du fournisseur. L'absence de synchronisation ne signifie donc pas que tous les traitements restent sur mon ordinateur.
Je peux utiliser un assistant d'intelligence artificielle connecté à mon outil de gestion pour effectuer, sur mes instructions, certaines tâches administratives : création de dossiers clients et de galeries, organisation du planning, analyse des réponses aux questionnaires, préparation et envoi de messages. Les données utiles à ces tâches sont alors transmises au fournisseur de cet assistant.
L'option d'utilisation des conversations pour l'amélioration générale des modèles est désactivée. Je supprime les conversations contenant des données clients une fois les tâches terminées et les informations utiles enregistrées dans mon outil de gestion. Leur effacement chez le fournisseur reste soumis à ses délais et obligations de conservation.
Je reste responsable des actions réalisées avec cette assistance. Aucune décision produisant des effets juridiques ou comparables à votre égard n'est prise sur la seule initiative de cet assistant.
Mes fournisseurs d'albums et de tirages sont situés en Europe. Les services numériques utilisés pour la gestion, les communications ou le traitement des images peuvent néanmoins faire intervenir des destinataires en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis.
Ces transferts doivent bénéficier d'un mécanisme autorisé par le RGPD : décision d'adéquation applicable au destinataire ou garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées des mesures complémentaires nécessaires. Vous pouvez me contacter pour obtenir des informations sur les transferts concernant vos données et une copie des garanties applicables.
Demandes et suivi des prestations. Les informations sont conservées pendant le traitement de votre demande, l'exécution de la commande et son suivi. À la clôture d'une demande sans commande ou à la fin du suivi, les informations sans utilité résiduelle sont supprimées. Les pièces nécessaires à la preuve des engagements ou à une réclamation sont conservées séparément pendant les délais de prescription applicables et, en cas de procédure, jusqu'à son issue définitive.
Facturation. Les factures et justificatifs soumis à une obligation fiscale sont conservés pendant le délai légal applicable, en principe dix ans, dont le point de départ dépend de la nature des documents. Cette obligation ne s'étend pas automatiquement à toutes les photographies.
Fichiers photographiques. Je conserve la totalité des fichiers RAW de vos séances. Ces fichiers originaux permettent de reprendre ou d'actualiser le développement des images à partir des données de prise de vue, ainsi que de retrouver des photographies qui n'avaient pas été choisies initialement et que vous pourriez souhaiter récupérer ou commander ultérieurement.
La conservation des photographies est garantie pendant trois ans à compter de la séance, sauf demande d'effacement anticipé. Cette garantie ne correspond pas à la durée de mise en ligne de la galerie.
Au-delà de trois ans, l'archivage privé peut se poursuivre pour répondre à ces demandes ultérieures, sans garantie de disponibilité. Il n'y a donc pas de suppression automatique au troisième anniversaire de la séance. La poursuite de l'archivage est appréciée en fonction de l'utilité des fichiers pour ces demandes, de la possibilité de fournir le service de développement ou de récupération et des droits des personnes photographiées. Les fichiers dont la conservation n'est plus justifiée doivent être supprimés. L'absence de demande d'effacement ne constitue pas, à elle seule, une justification de conservation illimitée.
Vous pouvez demander par écrit l'effacement de vos photographies à tout moment, y compris avant trois ans, à cecile@tracesdelumiere.com. Je donne suite à cette demande, sous réserve des exceptions légales applicables, qui vous sont expliquées si elles concernent votre situation. Après effacement, une nouvelle livraison peut devenir impossible.
L'effacement concerne également les copies de sauvegarde, selon leur cycle de suppression. Une copie en attente d'effacement ne doit plus être utilisée pour une nouvelle prestation ; en cas de restauration technique, la demande d'effacement doit être réappliquée. Les destinataires concernés sont informés lorsque le RGPD l'exige.
Conversations avec l'assistant d'IA. Je les supprime une fois les tâches terminées et les informations utiles enregistrées. Les délais techniques et exceptions de conservation du fournisseur peuvent s'appliquer après cette suppression.
Communications commerciales. Les coordonnées sont utilisées tant que votre inscription reste active et que le consentement demeure valable. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Une trace minimale de votre accord ou de votre désinscription peut être conservée pour justifier le respect de vos choix et éviter une réinscription involontaire, pendant la durée nécessaire à ces objectifs.
Publication de portraits. La durée des usages est précisée dans l'autorisation distincte. Les preuves des autorisations peuvent être conservées dans la mesure nécessaire à la défense des droits concernés.
Vous pouvez choisir de recevoir mes actualités et offres par e-mail et, si vous le souhaitez, par WhatsApp. Votre accord est recueilli au moyen d'une case explicite non précochée indiquant les canaux concernés. Une inscription par e-mail n'autorise pas automatiquement des messages commerciaux sur WhatsApp.
Vous pouvez retirer votre accord grâce au lien de désabonnement présent dans les newsletters ou en m'écrivant, notamment par un message « STOP » sur WhatsApp. Ce retrait n'empêche pas les échanges nécessaires à une prestation en cours.
Le site peut utiliser des cookies et autres traceurs pour son fonctionnement et, lorsque vous y consentez, pour des fonctions facultatives telles que la mesure d'audience.
Seuls les traceurs strictement nécessaires à un service que vous demandez peuvent être utilisés sans accord préalable. Les traceurs facultatifs nécessitent votre consentement avant leur dépôt ou leur lecture. Vous devez pouvoir les refuser et retirer votre accord aussi facilement que vous l'avez donné, sans perdre l'accès au site.
Les informations détaillées sur les traceurs effectivement utilisés, leurs fournisseurs, leurs finalités, leurs durées et les moyens de modifier votre choix doivent être disponibles dans le dispositif de gestion des cookies du site ou dans une notice dédiée.
Je prends des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques pour leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité. Les accès doivent être limités aux personnes et services qui en ont besoin pour les usages décrits dans cette politique.
En cas de violation de données personnelles, les notifications requises sont effectuées auprès de l'autorité compétente et, lorsque les conditions légales sont réunies, auprès des personnes concernées.
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière, et à tout moment à la prospection commerciale. Vous pouvez retirer un consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs licites.
Adressez votre demande à cecile@tracesdelumiere.com. Une copie de votre pièce d'identité n'est pas exigée systématiquement ; des informations complémentaires peuvent être demandées en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Je vous réponds en principe dans le mois suivant votre demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois ; vous en êtes informé dans le premier mois. Toute limitation ou tout refus vous est expliqué.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte, ou auprès de l'autorité compétente selon votre situation.