De Europese regelgeving rond e-facturatie verandert de manier waarop ondernemers – waaronder fotografen – facturen moeten versturen en ontvangen. Misschien heb je er al over gehoord, misschien is het compleet nieuw voor je. Geen nood! We leggen het eenvoudig uit: wat het precies is, voor wie het geldt en hoe jij je moeiteloos voorbereidt via Fotostudio.io.
Wat is Europese e-facturatie precies?
De Europese Unie streeft naar meer transparantie, minder administratieve lasten en een sterkere strijd tegen btw-fraude. Daarom komt er een verplichte e-facturatie voor bepaalde ondernemingen, in fases ingevoerd in verschillende landen. Hiervoor heeft zij een EU-richtlijn uitgevaardigd die e-facturatie tegen 2028 verplicht in alle lidstaten.
E-facturatie (of elektronische facturatie) betekent niet simpelweg het verzenden van een PDF via e-mail. Het is een digitale factuur in een specifiek, gestandaardiseerd formaat (XML), die automatisch kan worden ingelezen door boekhoudsoftware. Geen knip- en plakwerk meer: alle gegevens zitten netjes op hun plek en zijn klaar voor directe verwerking.
Een e-factuur:
• Wordt opgebouwd in een vaste structuur (UBL).
• Zit verpakt in een XML-bestand.
• Gaat via een beveiligd netwerk (zoals Peppol) naar je klant.
• Komt automatisch in de boekhouding terecht.
Kort gezegd: sneller, veiliger en volledig automatisch!
Wat is Peppol en waarom hoor je het zo vaak bij e-facturatie?
Wanneer het over e-facturatie gaat, valt al snel de naam Peppol. Maar wat is dat nu precies?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd Europees netwerk dat elektronische documenten – zoals e-facturen – veilig en gestandaardiseerd uitwisselt tussen bedrijven en overheden. Je kan het zien als een soort digitale snelweg waarlangs facturen automatisch en foutloos van de ene partij naar de andere worden verstuurd.
Om hier gebruik van te maken heb je toegang nodig tot een Peppol Acces Point. Daarom zorgt Fotostudio.io ervoor dat je – zodra nodig – ook via dit netwerk kan factureren, zonder extra tools of instellingen. Zo ben je meteen up-to-date én professioneel in je aanpak.
Hoe werkt die e-facturatie in de praktijk?
UBL (Universal Business Language) = dit is een standaardtaal die de uitwisseling van elektronische documenten (zoals offertes & facturen) vergemakkelijkt. Dankzij deze machine-leesbare structuur kunnen boekhoudprogramma’s en CRM-systemen documenten automatisch verwerken, zonder handmatige tussenkomst.
XML-formaat = XML is een technisch bestandsformaat waarin gestructureerde gegevens worden opgeslagen. UBL gebruikt XML als structuur om e-facturen leesbaar te maken voor software. Een UBL-factuur is dus een XML-bestand dat volgens een vaste, erkende standaard is opgebouwd zodat het automatisch verwerkt kan worden.
Peppol = Peppol is een beveiligd Europees netwerk dat het verzenden van elektronische facturen (zoals UBL/XML-bestanden) mogelijk maakt. Het netwerk zorgt ervoor dat documenten veilig, correct en automatisch bij de juiste ontvanger terechtkomen. Enkel geverifieerde partijen krijgen toegang tot het Peppol-netwerk, wat het risico op fraude sterk vermindert.
Hieronder is het proces in 5 duidelijke stappen:
Voor wie is e-facturatie verplicht?
Niet elke fotograaf hoeft zich meteen zorgen te maken. De verplichting geldt voorlopig voor bedrijven die:
• Zakendoen met overheden (B2G: business-to-government).
• Zakendoen met andere bedrijven (B2B) in bepaalde Europese landen waar de verplichting al (of binnenkort) geldt.
Elk land voert de regels op eigen tempo in. Zo is e-facturatie in landen zoals Italië al verplicht voor B2B-transacties, en volgen landen zoals Frankrijk, België en Nederland binnenkort. Het is dus belangrijk om op de hoogte te blijven van de regels in jouw land én in het land van je klant.
Let op: werk je als fotograaf uitsluitend met particulieren (B2C)? Dan zijn de nieuwe regels voorlopig niet op jou van toepassing. Maar zodra je werkt met bedrijven of overheden krijg je wel te maken met de e-facturatie en dat zowel voor grote bedrijven, KMO’s en eenmanszaken.
👉 Vergeet niet: als je als fotograaf ook facturen ontvangt van professionele leveranciers (bijvoorbeeld voor de aankoop van fotografiemateriaal) dan zit je natuurlijk wel in de B2B situatie.
Wat betekent dit voor jou als fotograaf?
Ben je als fotograaf BTW-plichtig of val je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen? Factuur je aan een entiteit met een Belgisch BTW-nummer? Heeft de factuur betrekking op een dienst die in België heeft plaatsgevonden?
Was het antwoord telkens ‘ja’? Dan zal je in principe vanaf 2026 deze klant enkel nog een e-factuur mogen sturen via het juiste netwerk.
📸 Voorbeeld: Je levert reportagefoto’s aan een lokale gemeente? Of je hebt een branding shoot van een Vlaamse KMO? Je maakt portretfoto’s voor een Business Coach? Dan moet je binnenkort e-factureren.
Daarom is het belangrijk dat jouw facturatiesoftware klaar is voor deze regelgeving.
✅ Fotostudio.io is voorbereid – en jij dus ook
Bij Fotostudio.io zijn we trots op onze sterke Europese basis én onze toekomstgerichte aanpak. Met duizenden gebruikers verspreid over heel Europa bouwen we een platform dat meegroeit met de noden van professionele fotografen.
Daarom zorgen wij ervoor dat Fotostudio.io voldoet aan de Europese e-facturatiestandaarden, zodra deze in jouw land of situatie van toepassing worden.
Zo ben jij als fotograaf altijd in orde met de regelgeving, zonder extra gedoe.
🔧Wat dit voor jou betekent:
• ✅ Facturen worden automatisch in het juiste formaat aangemaakt (UBL/XML).
• ✅ Je krijgt toegang via het Peppol-netwerk.
• ✅ Je blijft professioneel én conform de wetgeving, zonder omkijken.
• ✅ Je hebt geen aparte software of plugins nodig.
In tegenstelling tot veel CRM- en fotogalerijplatformen van buiten Europa, begrijpen wij de Europese wetgeving én implementeren we deze van bij het begin. Dat is niet alleen goed voor jouw gemoedsrust, maar versterkt ook onze gezamenlijke concurrentiepositie.
👉Ook op dit vlak blijven we dus een sterke en betrouwbare partner voor onze fotografen en zullen we onze gebruikers ook tijdig informeren eens we hier concreet mee aan de slag gaan!
🧾 Samengevat:
• Europese e-facturatie betekent een gestandaardiseerd digitaal formaat dat boekhoudsystemen automatisch kunnen verwerken.
• Dit is verplicht voor B2G en in Europese landen ook voor B2B, al gebeurt de implementatie niet overal op dezelfde moment.
• Fotostudio.io is voorbereid, zodat jij zonder zorgen kan blijven focussen op waar je het beste in bent: fotografie.
📌 Wat moet jij doen?
👉 Op dit moment? Niets.
Maar weet: zodra e-facturatie verplicht wordt in jouw situatie, ben jij klaar om professioneel en conform de wetgeving te werken. Wij houden je op de hoogte en zorgen dat alles technisch perfect geregeld is.
💡 Kleine moeite voor jou, groot verschil in efficiëntie én professionaliteit.
