Iets minder dan drie maanden voor Kerstmis waarbij we uitkijken naar de sfeervolle magie, de bijhorende gezellige avonden bij het haardvuur, het kijken naar de typische traditionele films met je voeten in zachte pantoffels en daarbij heerlijke lekkernijen, mogen ook de min-Kerstsessies niet ontbreken.
De agenda’s van fotografen raken dan vaak snel vol door de grote vraag van gezinnen die unieke en thematische herinneringen willen creëren.
Herinneringen die nog heel lang zullen bijblijven, of het nu gaat om afbeeldingen die trots aan de muur worden gehangen of foto's die worden afgedrukt om als wenskaarten naar hun dierbaren te sturen.
Fotografen die deze magie graag tot bij hun klanten willen brengen doen beroep op hun creativiteit om de vele gezinnen te verrassen die beelden rond het kerstthema willen laten maken.
Voor de eindejaarsfeesten bieden ze sessies aan die rechtstreeks geïnspireerd zijn door de magische Kerstsfeer: een warm decor, lichtslingers, een versierde Kerstboom, versierde pakjes, sneeuwvlokken, de slee van de Kerstman vergezeld door zijn trouwe elfjes, dampende kopjes met chocolademelk voor de al wat oudere kinderen, hoge rode sokken, de zoete geur van kaneel en spar…
Alles wordt tot in het kleinste detail ontworpen om familieherinneringen te creëren terwijl de klant een betoverend, tijdloos en bevoorrecht moment beleeft. En vooral ook voor de kinderen wiens ogen zullen glinsteren bij het zien van al de versieringen.
Maar wat is een minisessie?
Een minisessie is een dag die de fotograaf organiseert, meestal in een studio, waarbij volgens een specifiek thema wordt gefotografeerd.
Het kan ook buiten plaatsvinden om te profiteren van een specifiek natuurlijk element, zoals de Japanse kersenbomen die in de lente bloeien of de herfstkleuren.
De vastgelegde dag is dan verdeeld in minisessies van ongeveer 30 minuten.
Ze zijn beknopter dan wat fotografen gewoonlijk in hun pakketten aanbieden om meerdere kinderen en gezinnen de kans te bieden te genieten van opnames met een specifieke sfeer.
Door de kortere duur kunnen klanten ook profiteren van goedkopere tarieven dan traditionele formules om met de fotograaf van hun dromen te werken.
In het algemeen worden de deelnemers beperkt tot eenzelfde gezin om de organisatie ervan te vergemakkelijken en mogen ze nadien tussen de 5 en 10 foto's van de sessie kiezen met behulp van een fotogalerij.
Minisessies zijn eerder gericht op kinderen maar zijn ook geschikt voor peuters die - om een geslaagde sessie te garanderen - al in een zittende positie kunnen blijven, zodat er een grote kans is op succes van het creëren van unieke herinneringen.
Om deze bijzondere momenten aan je klanten aan te bieden, moet je als fotograaf ruim voor Kerstmis georganiseerd zijn en de decoraties bedenken, zodat deelnemers hun foto's op tijd kunnen ontvangen.
Fotostudio kan je helpen bij het opzetten van je minisessies dankzij de online reserveringen die ter beschikking worden gesteld. Meer informatie hierover kan je aan het einde van dit artikel terugvinden.
Voorafgaand
Een succesvolle minisessie vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en inspiratie. Je moet nadenken over de decor(s) die zullen worden geplaatst en beslissen hoeveel je je klanten wilt aanbieden.
Florine Jonnekin vertelt ons dat het succes van haar minisessies een werk is dat inspiratie en voorbereiding combineert:
“Het hele jaar door besteed ik een deel van mijn vrije tijd aan het doorzoeken van Pinterest om inspiratie en stemmingen te vinden. Ik bereid al mijn minisessies het hele jaar vooruit, door al mijn afspraken in het weekend te plannen. Ik pas de thema’s aan de tijd van het jaar aan en probeer elke keer sessies met verschillende thema’s aan te bieden om mijn cliënten een unieke ervaring te bieden. »
De fase van het maken van een themasetting vereist heel wat onderzoekswerk. Joanie Dachy gebruikt op haar beurt haar eigen achtergronden die ze ook verkoopt in haar online winkel Colors&Drops, de eerste winkel in Frankrijk die fotosdecors verkoopt.
“De inhoud is de rode draad van mijn sessie. Vervolgens pas ik het afhankelijk van het thema aan om een algehele sfeer te creëren. Ik graaf schatten op door decoraties aan te kopen, door rommelmarkten te snuffelen en consignatiewinkels te bezoeken. »
Om vraag bij je klanten te creëren, kan je uiteraard verschillende decors aanbieden zoals Florine en Joanie doen.
Dit jaar biedt Florine haar klanten drie thema's aan: de geheime hut van de Kerstman, de kerstpick-up (een sessie die toegankelijk is voor oudere kinderen en koppels) en een geheim decor. Een weekend = een setting.
Joanie zal ook drie settings aanbieden tijdens vier opnamedagen en haar klanten zullen de mogelijkheid hebben om toegang te krijgen tot twee of drie settings, afhankelijk van de gekozen formule waarvan de ene meer geschikt is voor kinderen en de andere voor gezinnen.
Zodra alles klaar is, dus als je themadecors afgewerkt zijn en je slots ingevoerd zijn op Fotostudio, moet je je klanten op de hoogte brengen van je minisessies. Tussen alle communicatiekanalen die voor jou beschikbaar zijn, is het niet altijd gemakkelijk om te weten waar je moet beginnen.
“Ik heb een Facebook-groep voor mijn trouwe en terugkerende klanten die de mogelijkheid krijgen om hun plaatsen vooraf te reserveren. Vervolgens stuur ik een e-mail naar al mijn klanten met de Reserveringslink van Fotostudio. Dit jaar boekte ik maar liefst 52 sessies in 1,5 uur. » (Joanie Dachy)
Na deze fase is het uiteraard essentieel om klanten te begeleiden bij de keuze van outfits, zodat ze consistent blijven met de stijl van de minisessie om het succes ervan te garanderen:
“Ter voorbereiding van mijn minisessies neem ik per e-mail contact op met mijn klanten of bel ik ze om uit te leggen welke kleuren het decor zal hebben en welke kleuren dus de voorkeur krijgen. Het is ook een gelegenheid om de praktische informatie te bezorgen en hen gerust te stellen vóór de sessie. » (Florine Jonnekin)
Maar ook om cliënten te informeren over de voorwaarden van een minisessie:
“Over minisessies ben ik heel transparant. Ik informeer cliënten dat de voorwaarde voor deelname is dat ten minste één van de kinderen in het gezin rechtop kan zitten, aangezien zij het middelpunt van de sessie zullen zijn. Uiteraard worden gezinnen toegelaten als er een pasgeborene tussen hun broers en zussen zit. Hierdoor kan ik variëren met poses en verschillende afbeeldingen aan mijn klanten aanbieden. (Joanie Dachy)
De dag zelf
Alles is klaar, het enige waar je op wacht zijn je klanten die ongeduldig zijn om hun sessie te beleven. Maar hoe regel je het ontvangstaspect en blijf je gefocust op je klanten?
“Ik vraag mijn cliënten om al gekleed aanwezig te zijn, zodat ze zich kunnen concentreren op de sessie. Tussen elke opname zit een kwartiertje pauze en ik word geholpen met het verzorgen van de ontvangst (koffie en cupcakes) dankzij een vriendin of mijn moeder. Ik ben dus 100% gefocust op mijn sessie en niet op de kleine extraatjes die soms stress veroorzaken. Om ervoor te zorgen dat alles zo vlot mogelijk verloopt, informeer ik mijn klanten via hun contract dat het essentieel is dat ze 5 tot 10 minuten vóór de sessie aanwezig zijn om er zeker van te zijn dat ze niets missen. » (Florine Jonnekin)
Na de sessie
Afhankelijk van de pakketten die je aanbiedt voor je minisessies hebben je klanten recht op een vooraf bepaald aantal afbeeldingen. Hoe kan je deze selectie effectief beheren? Een online fotogalerij en selectie naar keuze van de klant of hulp van een collega, iedereen heeft zijn eigen techniek:
“Voor de minisessies van dit jaar komt een collega mij assisteren: mijn foto's worden via WIFI rechtstreeks van mijn toestel naar mijn computer gestuurd en zij zal een eerste sortering uitvoeren. Daarna zal ze een half uur doorbrengen met de familie die net hun sessie heeft afgerond om het aantal geplande afbeeldingen in hun formule te kiezen. » (Florine Jonnekin)
Met dit nauwkeurige én waardevolle advies heb je alle kaarten in handen om je minisessies voor te bereiden.
Vergeet niet dat het essentieel is om inventief te zijn om je klanten een echte ervaring te bieden en kinderen te laten dromen zodra ze door de studiodeur komen.
Aarzel niet om te investeren in materialen (decoratie, zachte kussens, kerstsokken, lichtslingers, dennenboom of dennentakken, sleeën, rekwisieten, maar ook achtergronden).
We herinneren je eraan dat Joanie Dachy haar eigen site heeft waar achtergronden en vloervinyls worden verkocht, speciaal voor Colors&Drops-fotoshoots.
Veel Franse en Belgische fotografen vinden er tussen meer dan duizend referenties wat ze zoeken. Waarom jij niet?
Maak het boeken eenvoudig en duidelijk voor je klanten. Aarzel niet om hen de dag vóór de sessie een herinneringsbericht te sturen via een automatische e-mail die je in Fotostudio kunt configureren en waarin je al je advies vóór de sessie vermeldt (bijvoorbeeld kledingkeuze). Vermeld nuttige informatie in je bericht: adres van de locatie, de noodzaak om vroeger te komen, je telefoonnummer,…
Als ze eenmaal aanwezig zijn, biedt je de minisessie-ervaring aan je klanten aan als een speciaal moment met jou als fotograaf.
Houd er altijd rekening mee dat als ouders in dit soort sessies investeren, dit is om hun kinderen te laten dromen en om mooie familieherinneringen te creëren. Breng dus meerwaarde, vriendelijkheid en wees lief voor de kleine lieverds die naar jouw sessie komen.
Maak het gemakkelijk om uit de selectie te kiezen en respecteer je levertijden. De foto's, gekoppeld aan een hoogtepunt en een specifieke gelegenheid in de kalender, worden voor een bepaalde periode verwacht.
Foto © Joanie Dachy
Het enige wat je hoeft te doen is deze tips toe te passen voor een toekomstige minisessie. Waarom geen special voor de terugkeer van de lente na Kerstmis?
Beheer je reservaties online via Fotostudio
Fotostudio biedt je een online boekingstool aan die ideaal is voor het beheren van je minisessies. Dankzij deze module kunnen je klanten de niche kiezen die hen interesseert, hun contactgegevens invullen, een van je tariefplannen kiezen, het contract ondertekenen en vervolgens direct online betalen. Joanie en Florine waren telkens meerdere dagen bezig met het beheren van hun reservaties, maar nu gebeurt alles automatisch in 1 uur dankzij Fotostudio! Een geweldige tijdbesparing.
1) Creëer een specifiek type shoot
Maak in het gedeelte Instellingen > Gegevens > Soorten shoots een nieuw type fotoshoot voor uw minisessies. Bijvoorbeeld “Kerstminisessies”.
Vergeet niet om bij de opties een standaardcontract toe te voegen. Dit is het contract dat je klanten online moeten ondertekenen.
Als je wil dat je klanten online betalen, kan je ook kiezen voor een betaalplan. Zo kan je bij de boeking bijvoorbeeld een aanbetaling van X% of de betaling voor de gehele sessie aanvragen.
2) Creëer je tarieven
Maak in het gedeelte Instellingen > Gegevens > Tarieven een of meer prijzen aan voor je minisessies en vergeet niet deze prijs te koppelen aan je nieuwe type fotoshoot. Je klanten kunnen tijdens het boeken dan een van deze tarieven kiezen.
3) Stel je schema in
Via het gedeelte Instellingen > Modules > Onlinereservering kan je de tijden van je minisessies definiëren. Voor elke mogelijke reservering moet je een slot aanmaken. Bijvoorbeeld op 2 november van 9.00 uur tot 9.40 uur, van 10.00 uur tot 10.40 uur, etc. Je klant kan tijdens het boeken direct een van deze slots kiezen.
4) Nodig je klanten uit om te boeken
Via het gedeelte Instellingen > Modules > Onlinereservering reserveren kan je je reserveringslink verkrijgen. Deze link deel je met je klanten (via Facebook, e-mail, sms of een ander communicatiemiddel).
Door op deze link te klikken, komt je klant op je reserveringspagina terecht. Vervolgens kan hij een slot kiezen, zijn contactgegevens invullen, het contract ondertekenen en online betalen.
5) Geniet ervan
Laat het platform voor je werken en ontvang notificaties om je op de hoogte te stellen van elke reservatie, wanneer je voor de televisie zit, onder de douche staat of in bed ligt! :)
Over de auteur
