Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Fotolieferung – behalte die Kontrolle über jedes Shooting, ohne zahllose Tools zu jonglieren.
2 Monate kostenlos testen, ohne Verpflichtung
Anzahlung erhalten
Schwangerschaftsshooting – 80 €
Neue Buchung
Familienshooting – 15. Mai
Vertrag unterzeichnet
Sophie L. – Boudoir-Shooting
Galerie geöffnet
Emma P. hat 32 Fotos angesehen
Nichts Außergewöhnliches. Nur die echten Reibungspunkte im Alltag eines Portraitfotografen.
Un message Instagram, un email, un SMS. Tu jongles entre trois canaux, tu notes les demandes sur un post-it, et parfois une cliente attend une réponse depuis 4 jours sans que tu t'en rendes compte.
Du hast irgendwo eine Word-Vorlage. Du findest sie, änderst den Namen, das Datum, vergisst manchmal den Betrag zu aktualisieren. Dann schickst du sie als PDF. Dann antwortet die Kundin, dass sie sie nicht mehr findet.
„Wann bist du verfügbar?" „Lieber der 12. oder der 19.?" „Der 19. ist doch schwierig..." Einen Termin für ein Fotoshooting (Schwangerschaft, Familie, Boudoir...) zu finden, dauert manchmal länger als das Shooting selbst.
Die Anzahlung ist bei der Buchung fällig, der Restbetrag vor dem Shooting. Aber du hast nicht immer Zeit, das zu prüfen, und eine Kundin um Zahlung zu bitten ist unangenehm. Ergebnis: Manchmal findet das Shooting statt, ohne dass du bezahlt wurdest.
Du lieferst deine Online-Galerie. Die Kundin besucht sie. Aber du weißt nicht, ob sie die Fotos angesehen hat, ob sie ihre Dateien heruntergeladen hat, ob sie zufrieden ist. Und an Zusatzverkäufe denkst du gar nicht mehr.
Wer ist noch in der Angebotsphase? Wer wartet noch auf seinen Vertrag? Welche Kundin hat den Shoot-Fragebogen nicht beantwortet? Mitten in der Saison häuft sich das alles. Und Vergessen wird möglich.
Diese Situationen gehören zum Alltag vieler Portraitfotografen. Aber sie sollten dich nicht in deiner Arbeit bremsen.
Kostenlos testenKeine Funktionsliste. Was du konkret tun kannst, Shooting für Shooting, Kunde für Kunde.
Zentralisiere alle deine Anfragen (E-Mail, Formular, soziale Netzwerke) an einem Ort. Sieh auf einen Blick, wo jeder Kunde steht – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Buchung. Und finde in Sekunden die vollständige Historie eines Stammkunden.
Deine Buchungsseite ist rund um die Uhr verfügbar. Der Kunde wählt seinen Termin, zahlt die Anzahlung und unterschreibt den Vertrag. Du erhältst nur eine Benachrichtigung. Schluss mit endlosen Nachrichten, um einen Termin zu finden.
Du erstellst deine Vorlagen einmal. Danach erhält jeder Kunde automatisch das richtige Dokument im richtigen Moment: Angebot, elektronisch unterzeichneter Vertrag, Vorbereitungsfragebogen. Du greifst nur ein, wenn etwas Ungewöhnliches passiert.
Anzahlung bei der Buchung, Restbetrag vor dem Shooting: du legst die Regeln einmal fest. Fotostudio sendet automatisch Erinnerungen und erstellt deine Rechnungen. Du gehst ins Shooting mit bereits eingegangener Anzahlung.
Eine professionelle Galerie in deinem Look. Dein Kunde wählt seine Fotos aus, lädt seine Dateien herunter und bestellt Abzüge oder Produkte direkt aus der Galerie. Automatische Erinnerungen vor Ablauf lösen oft Käufe aus, an die du keine Zeit gehabt hättest zu denken.
Erinnerung vor dem Shooting, Vorbereitungsfragebogen, E-Mail nach der Lieferung, Erinnerung vor Galerie-Ablauf: jede Nachricht geht zum richtigen Zeitpunkt raus, mit deinen Worten. Du bleibst präsent, ohne ständig erreichbar zu sein.
So gestaltet eine Portraitfotografin mit Fotostudio ein vollständiges Shooting – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum wiederkehrenden Kunden.
Eine Kundin kontaktiert dich für ein Fotoshooting (Schwangerschaft, Neugeborenes, Familie, Boudoir, Studioportrait...) über deine Website, Instagram oder dein Fotostudio-Formular. Ihre Anfrage landet direkt in deinem CRM. Du siehst ihre Nachricht, die gewünschte Art des Shootings, ihre Verfügbarkeiten, und antwortest über die Oberfläche ohne Kopieren und Einfügen.
Mit wenigen Klicks sendest du ein personalisiertes Angebot mit deinen Paketen, Optionen und Zahlungsmodalitäten. Die Kundin bestätigt online. Wenn sie zögert, erinnerst du sie aus dem Kundendossier heraus, zum richtigen Zeitpunkt.
Die Kundin wählt ihren Termin online, unterschreibt elektronisch ihren Vertrag und zahlt die Anzahlung. Du erhältst eine Benachrichtigung. Sie erhält eine Bestätigung. Alles wird in ihrem Dossier archiviert.
Einige Tage vor dem Shooting sendet Fotostudio automatisch deinen Vorbereitungsfragebogen (Kleidung, gewünschter Stil, Stimmung des Shootings, praktische Informationen) und eine Terminerinnerung. Die Kundin kommt vorbereitet. Du auch.
Am Tag des Shootings bist du voll auf deine Arbeit konzentriert. Alles, was davor liegt, ist bereits erledigt: Der Vertrag ist unterschrieben, die Anzahlung eingegangen, der Kunde informiert. Du kannst dich vollständig auf das Fotoshooting konzentrieren.
Du importierst deine Fotos in Fotostudio und veröffentlichst die Kundengalerie. Sie erhält eine personalisierte Zugangs-E-Mail mit deinem Branding. Sie wählt ihre Lieblingsfotos aus, lädt ihre Dateien herunter und kann die Galerie mit ihrer Familie teilen.
Über die Galerie bietest du Abzüge, Alben, zusätzliche Dateien mit einem integrierten Shop an. Und Fotostudio sendet automatisch eine Erinnerung, bevor die Galerie abläuft. Was oft Last-Minute-Bestellungen auslöst.
Ein Jahr nach dem Schwangerschaftsshooting kannst du eine Nachricht senden, um ein Neugeborenen- oder Familienshooting vorzuschlagen. Deine Kundinnen kommen zurück, weil du nicht verschwunden bist. Und du hast die gesamte Bestellhistorie an einem Ort.
Mini-Shootings sind vielleicht das anspruchsvollste Format für einen Portraitfotografen. Du kannst an einem einzigen Tag ein Dutzend Kunden managen, mit 20-Minuten-Slots, einzuholenden Anzahlungen, zu sendenden Bestätigungen und danach einzeln zu liefernden Galerien. Ein schlecht organisierter Tag, und dein gesamter Zeitplan gerät aus den Fugen.
Fotostudio ermöglicht es dir, deine Mini-Shootings reibungslos zu organisieren, ohne Tools oder Kommunikation zu vervielfachen. Du veröffentlichst dein Event mit deinen verfügbaren Slots. Jede Familie bucht ihren Slot online, zahlt die Anzahlung und unterschreibt den Vertrag. Am Tag des Shootings hast du nichts anderes zu managen als deine Fotos.
In der Praxis kannst du Folgendes einrichten:
Jede Art von Shooting hat ihre Anforderungen, ihr Tempo und ihre Kundenerwartungen. Fotostudio passt sich deiner Arbeitsweise an.
Hinter dem Begriff „Portraitfotograf" verbergen sich sehr unterschiedliche Realitäten. Jede Spezialisierung hat ihre eigenen Anforderungen, und Fotostudio passt sich jeder einzelnen an.
Ein Schwangerschaftsshooting erfordert Vorausplanung und Feingefühl in der Kommunikation. Dein Vorbereitungsfragebogen ermöglicht es, die Bedürfnisse der werdenden Mutter zu antizipieren und Überraschungen am Shootingtag zu vermeiden: Schwangerschaftswochen, Wünsche, körperliche Einschränkungen. Der Vertrag klärt die Bedingungen für eine Verschiebung bei Frühgeburt. Und nach der Geburt kannst du automatisch nachfassen, um ein Neugeborenen-Shooting vorzuschlagen.
Neugeborenen-Shootings werden oft Monate im Voraus gebucht und dann nach der Geburt bestätigt. Fotostudio ermöglicht die Verwaltung dieser doppelten Zeitlichkeit: eine Vorbuchung ohne festen Termin, gefolgt von einer automatischen Bestätigung, sobald das Baby da ist. Die Erinnerung 48 Stunden vor dem Shooting hilft auch sicherzustellen, dass das Baby am Shootingtag gut schläft.
Familienshootings beinhalten oft mehrere Erwachsene, die ihre Termine koordinieren. Das Online-Buchungssystem vereinfacht diese Logistik. Deine saisonalen Mini-Shootings (Schulanfang, Weihnachten, Frühling) lassen sich mit der dedizierten Funktion einfach verwalten, und jede Familie erhält ihre individuelle Galerie.
Ein Boudoir-Shooting erfordert eine besonders sorgfältige Kommunikation im Vorfeld. Der Vorbereitungsfragebogen ermöglicht es dir, einen Vertrauensraum zu schaffen: gewünschte Stimmungen, mitzubringende Kleidung, Grad der Entblößung, körperliche Einschränkungen. Alles wird mit den richtigen Worten abgefragt, in einem personalisierten Formular, das du einmal verfasst.
Hund, Katze, Pferd: Tiershootings haben ihre eigenen logistischen Anforderungen. Dein Fragebogen kann Informationen über das Tier enthalten (Rasse, Verhalten, Gewohnheiten), mögliche Haftungsklauseln im Vertrag und deine Stornierungsbedingungen, wenn das Tier nicht in der Verfassung ist. Konkret, nicht generisch.
Unternehmensportraits, Headshots, künstlerische Portraits: Du arbeitest oft mit Kunden, die wenig Zeit und hohe Ansprüche haben. Die Online-Buchung vermeidet endloses Hin und Her, der Vertrag schafft den Rahmen, und die Galerie mit integrierter Auswahl vereinfacht die Wahl der endgültigen Fotos.
Unabhängig von deiner Spezialisierung funktioniert Fotostudio, weil du jede Vorlage nach deiner eigenen Arbeitsweise personalisierst.
2 Monate kostenlos testenEinige konkrete Beispiele, was du mit Fotostudio in deiner Tätigkeit als Portraitfotograf umsetzen kannst.
Wenn eine Kundin dich für ein Portraitshooting kontaktiert, landet ihre Anfrage automatisch in deinem CRM mit allen Informationen: gewünschte Art des Shootings, Wunschdatum, Nachricht, Quelle. Du hast eine klare Pipeline-Ansicht: Interessenten, gesendete Angebote, bestätigte Buchungen, abgeschlossene Shootings.
Keine Zettel mehr, keine Tabellen mehr, keine E-Mails, die im Posteingang verschwinden. Einfach ein Dashboard.
Der Shooting-Fragebogen wird automatisch einige Tage vor dem Termin gesendet. Du passt ihn je nach Art des Shootings an: Schwangerschaft, Familie, Boudoir oder Neugeborenes. Die Kundin antwortet in ihrem eigenen Tempo, von ihrem Telefon aus.
Ergebnis: weniger Fragen vor dem Shooting, weniger Überraschungen am Tag selbst, und eine Kundin, die sich von Anfang an begleitet fühlt.
Deine Kundengalerie ist mit deinem Logo und deinen Farben personalisiert. Die Kundin kann ihre Lieblingsfotos auswählen, ihre HD-Dateien herunterladen und Zusatzprodukte direkt aus der Galerie bestellen.
Das Erlebnis ist professionell. Und die Zusatzverkäufe passieren von selbst, ohne dass du manuell nachhaken musst.
Richte die Shooting-Erinnerung 48 Stunden vorher ein, den Fragebogenversand 10 Tage vorher, die Galerielieferungsbenachrichtigung, die Erinnerung vor Ablauf, die Dankesnachricht nach dem Shooting... Einmal eingerichtet, läuft alles automatisch. Du greifst nur ein, wenn etwas Ungewöhnliches passiert.
Das ist keine Magie. Es ist einfach deine Organisation, die ohne dich läuft.
Zahlen, Stimmen, Fakten.
Konkret: das verändert sich im Alltag:
Keine unklaren Situationen oder Vergessen mitten in der Fotosaison. Jedes Kundendossier ist klar sichtbar, mit Status, Dokumenten und Fristen.
Einfache Buchung, klarer Vertrag, elegante Galerie: deine Kundinnen nehmen dich als organisierte Profi wahr. Das stärkt das Vertrauen und erzeugt Weiterempfehlungen.
Galerien mit integriertem Shop und automatische Erinnerungen vor Ablauf generieren Zusatzverkäufe, die du manuell nie angestoßen hättest.
Fotostudio wurde von Anfang an für Fotografen entwickelt, nicht für Handwerker, Berater oder Physiotherapeuten. Jede Funktion ist im Kontext einer fotografischen Tätigkeit gedacht.
"Als Fotografin ist Organisation der Schlüssel, um meinen Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Seit ich Fotostudio entdeckt habe, hat sich mein Alltag komplett verändert.
Dieses CRM hat die Verwaltung meiner Foto-Sessions vereinfacht, von Buchungen bis zu Rechnungen, alles ist jetzt zentralisiert und mit wenigen Klicks zugänglich. Keine vergessenen Termine oder Zeitverschwendung mehr, ich kann mich endlich auf das Wesentliche konzentrieren: Kreativität und die Kunst, einzigartige Momente einzufangen.
Ich empfehle es zu 100% professionellen und leidenschaftlichen Fotografen, die sich vom Administrativen befreien wollen, um sich auf ihre Leidenschaft zu konzentrieren!"
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